Seri Pengolahan Koleksi Perpustakaan (1) : Inventarisasi Koleksi

Sugeng enjang kang mas dan mbak yu sekalian... Priwen kabare rika kabeh mbok? Muga2 apik2 bae ya? ^_^

Pagi ini Pustakawan Jogja kembali tergelitik untuk nulis soal pengolahan koleksi perpustakaan, khususnya untuk perpustakaan sekolah. Why? Coz Pustakawan Jogja seringkali menerima pertanyaan-pertanyaan seputar pengelolaan koleksi perpustakaan ini dari para pustakawan sekolah. Selain itu... masih banyak "pustakawan" di sekolah-sekolah yang belum benar-benar pustakawan.
Artinya... masih banyak dari mereka yang hanya sebagai tenaga sampingan yang bahkan tidak berbasis pendidikan Ilmu Perpustakaan. Yang tentu saja, tidak mengerti bagaimana mengelola perpustakaan secara baik dan benar sesuai dengan EYD. Hahahahaa...

Oke deh. Lanjut yaa... Artikel sederhana ini akan (insyaa Allah) Pustakawan Jogja tuliskan secara kuntinyu.. Walaupun ini bagi teman-teman yang basis pendidikannya Ilmu Perpustakaan, ini adalah artikel kelas teri, tapi bagi rekan-rekan tenaga perpustakaan yang berbasis non Ilmu Perpustakaan tentu artikel ini ibarat oase di tengah Gurun Sahara. (Hayyyaaaah....! ^_^ ).

Kita mulai yaa... Pengolahan bahan pustaka, bisa dikatakan sebagai tugas inti dalam lingkup kerja pustakawan. Karena dari pengolahan bahan pustakawan yang oke ini nantinya, pelayanan perpustakaan dan seluruh program maupun lini pengelolaan perpustakaan akan berjalan dengan baik pula. Bahan pustaka atau koleksi perpustakaan yang datang, WAJIB 'AIN hukumnya untuk dilakukan pengolahan? Demi apa??

Agar nanti proses pencarian buku oleh pemustakan (jika dalam dunia kepustakawanan disebut dengan : Proses Temu Kembali Informasi) berjalan dengan baik. Buku atau koleksi perpustakaan dapat dicari dan ditemukan pemustaka (pengunjung perpustakaan) dengan cepat, tepat, dan akurat sesuai dengan kebutuhan informasi yang hendak didapatkannya. Selain itu, pengolahan bahan pustaka yang baik akan mengasilkan tata adminsitrasi perpustakaan yang jempolan pula.

Secara umum, pengolahan bahan pustaka ini dibagi dalam beberapa tahapan, yaitu : (1) inventarisasi, (2) klasifikasi, (3) katalogisasi, (4) dan shelving (pengerakan). Tahapan-tahapan ini bisa jadi berbeda antara satu institusi perpustakaan dengan institusi perpustakaan yang lain. Kenapa? Yaaaaaah masing-masing kan punya kebijakan dan budaya kerja tersendiri. Tapi yang sering dilakukan Pustakawan Jogja ya itu tadi....

Oke deh.. Kita mulai dari yang INVENTARISASI dulu yaaa... yang lainnya insyaa Allah akan kita bahas menyusul

Inventarisasi
Inventarisasi merupakan kegiatan pencatatan bahan pustaka yang telah diputuskan menjadi milik perpustakaan. Pencatatan ini penting agar pengelola perpustakaan maupun orang yang berkepentingan dengan perpustakaan mengetahui jumlah koleksi yang dimiliki, rekam jejak dari pengadaan koleksi tersebut, dan agar tertib administrasi. Beberapa kegiatan atau pekerjaan dalam inventarisasi adalah sebagai berikut:

Pemeriksaan
Pemeriksaan bahan pustaka dapat dimulai dari memeriksa kondisi bentuk fisiknya apakah baik atau cacat, kesesuaian antara jumlah judul dan eksemplar yang dipesan dengan yang diterima, serta kelengkapan isinya apakah ada halaman yang kosong dan apakah kualitas pencetakannya sudah sesuai.
Pengelompokkan
Pengelompokkan dilakukan dengan mengelompokkan bahan pustaka yang telah diperiksa tadi ke dalam bidang-bidang umum, misalnya dikelompokkan berdasarkan judul. Hal ini bertujuan agar memudahkan pekerjaan selanjutnya, seperti penelusuran sementara ataupun pengontrolan.
Pengecapan
Pengecapan stempel kepemilikan dan stempel inventaris (lihat gambar di atas) dilakukan atas bahan pustaka yang dikelompokkan tadi, pada halaman atau bagian tertentu dari bahan pustaka tersebut. Pada umumnya, minimal tiga cap kepemilikan dibubuhkan pada setiap bahan pustaka. Misalnya pada halaman judul, halaman tertentu di tengah-tengah (contohnya dicap di halaman 17 atau 27 pada bahan pustaka), dan halaman terakhir. Sedangkan, satu cap inventaris dibubuhkan pada setiap halaman judul.
Pencatatan
Semua bahan pustaka yang masuk ke perpustakaan atau yang telah diputuskan menjadi milik perpustakaan harus dicatat pada buku, baik itu buku induk atau langsung dicatat di komputer. Pencatatan ini dapat dipisahkan menurut jenis bahan informasinya. Sebagai contoh, inventaris buku paket, buku fiksi/non fiksi, majalah, CD, referensi, jurnal, peta/atlas, dan sebagainya. Informasi-informasi pada bahan pustaka yang harus dicatat pada buku induk atau komputer minimal terdiri dari nomor urut, tanggal pencatatan, nomor inventaris, asal bahan pustaka, pengarang, judul, impresum**, dan keterangan tambahan.

** Di halaman awal buku, selalu ada Impresum. Impresum berisi berbagai data atau keterangan tentang jumlah halaman, ilustrasi, ukuran buku, nama penerbit, nama editor, nama penerjemah, tahun penerbitan, cetakan yang ke berapa, siapa pencetaknya, dan sebagainya.

Naaah itu penjelasan sekaligus tahapan-tahapan dalam proses Inventarisasi Koleksi Perpustakaan. Emmmmm.... Intinya... Inventarisasi itu : koleksi perpustakaan dicatat secara tertib dan teratur di media khusus (semisal buku). Begitu intinya. ^_^ Kemudian soal teknisnya... ini yang paling sering ditanyakan... "Bagaimana format atau kolom-kolom dalam buku inventaris koleksi perpustakaan?"

Naah terkait dengan hal itu... idealnya format pencatatan dalam buku inventaris koleksi perpustakaan itu mencakup Pengarang, Judul Koleksi, Edisi, Kota Terbit, Penerbit, Tahun Terbit, Keterangan Fisik Dokumen (halaman dan lebar), dan No Dokumen/ISBN. Itu idealnya...

Untuk implementasinya... bisa disesuaikan. Minimal (seperti pada penjelasan poin 4 di atas) terdiri dari nomor urut, tanggal pencatatan, nomor inventaris, asal bahan pustaka, pengarang, judul, impresum**, dan keterangan tambahan.

Semisal untuk tempat kami seperti ini formatnya..

Bagaimana untuk perpustakaan teman-teman? Monggo disesuaikan. Bisa lebih sederhana, bisa juga lebih kompleks dari contoh gambar di atas. ^_^

Oke deh.. Sampai di sini dulu. Insyaa Allah next articel akan kita bahas soal KLASIFIKASI koleksi perpustakaan.

Sekian semoga bermanfaat. ^_^

O iya, lebih lanjut bisa langsung merujuk ke sumbernya nggeh...

Lasa Hs. 2007. Manajemen Perpustakaan Sekolah. Yogyakarta: Pinus Book Publisher
Yusuf, Pawit M. dan Suhendar, Yaya. 2005. Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan Sekolah. Jakarta: Kencana

***