Penilaian dan Penyusutan Arsip - Materi Inisiasi 4 Tutorial Online UT S1 Ilmu Perpustakaan

Inisiasi 4 - Kebijakan Akuisisi Sebagai Alat Seleksi dan Penilaian


Kebijakan Akuisisi Sebagai Alat Seleksi dan Penilaian

Unit kearsipan atau Pusat Arsip akan trus mengalami penambahan volume arsip. Jika tidak diproses untuk dipindakan atau diolah menjadi arsip inaktif, arsip statis maka volume arsip kan menumpuk dan menyulitkan dalam pengawasannya.  Untuk itu maka unit kearsipan atau Pusat Arsip perlu mengeluarkan kebijakan yang menciptakan ketsabilan volume arsip aktif, arsip inaktif dan statis. Beberapa hal yang perlu diperhatikan  dalam membuat kebijakan akuisisi

1. Ketersediaan sumber-sumber organisasi. Sumber internal organisasi biasanya menyangkut ketersediaan petugas atau karyawa, fasilitas fisik, materi atau sumber lainnya. Ketersediaan petugas akan menentukan orang yang bertanggungjawab dalam mengelola arsip. Fasilitas fisik berkaitan dengan sumber internal yang berkaitan dengan ruangan tempat menyimpan arsip.
2. Ketersediaan informasi, informasi yang tersedia tentang apa yang diinginkan oleh repository (unit kearsipan) dan apa tujuan yang ingin dicapai oleh preservasi arsipnya yang telah ada.
3. Ketersediaan bahan-bahan yang berhubungan. Bahan yang berhubungan merupakan sumber sekunder, seoerti buku, pambflet, jurnal, koran.  Sumber sekunder merupakan informasi pengembangan organisasi yang bersangkutan
4. Pengetahuan dari usaha-usaha akuisisi lainnya. Peugas arsip harus mengetahui rencana akuisisi dan khasanah dari unit kearsipan lain. Hal ini, dapat menghlangkan duplikasi penyimapann.
5. Analisis khasanah arsip yang terbaru. Analisis ini berdasarkan identifikaso arsip yang merupakan hasil kegiatan saat sekarang.

Dengan mengetahui kebijakan yang perlu dibuat oleh unit kearsipan atau Pusat Arsip maka pengawasan, dan pengendalian arsip dapat optimal dilakukan.

** DISKUSI 4

Mahasiswa Diploma IV Kearsipan, jelaskahlangkah-langkah dalam melakukan penilaian arsip!

SELAMAT BERDISKUSI