Penilaian dan Penyusutan Arsip - Materi Inisiasi 2 Tutorial Online UT S1 Ilmu Perpustakaan

 

KONSEP DAN LINGKUP PENYUSUTAN ARSIP

Pengertian Penyusutan Arsip

Sebagaimana yang diatur dalam Pasal 2  Peraturan Pemerintah Nomor: 34/1979 penyusutan arsip merupakan kegiatan pengurangan arsip dengan cara :

1. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintah masing-masing.
2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan - ketentuan yang berlaku
3. Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan Instansi ke Arsip Nasional RI (Pusat) maupun Lembaga Kearsipan Daerah.

Menurut  T.R Schellenberg (1971:94) penyusutan  (disposition) dimaksudkan adalah  memperhatikan  secara baik  arsip dengan menentukan nasib akhirnya untuk dipindahkan sementara (ke record center), permanen (ke lembaga arsip) atau dimusnahkan. Sedangkan pendapat lain menggunakan istilah Jadwal Retensi Arsip (records schedule) pengertiannya  sama dengan penyusutan. Hal ini dikemukakan oleh Milburn D Smith III (1986:160) bahwa retention schedule pada dasarnya suatu kesepakatan (Tim Manajemen Arsip) tentang  penyusutan  untuk menentukan waktu akhir arsip aktif dan inaktif. Dengan demikian penyusutan arsip dapat diartikan kegiatan pengurangan arsip di lingkungan suatu instansi/perusahaan melalui pemindahan, pemusnahan dan penyerahan.

Tujuan dan Manfaat Penyusutan Arsip

Tujuan
Penyusutan arsip menurut Susan Z Diamond (1983:22) mempunyai tiga tujuan, yaitu:

1. Menghindari biaya tinggi penyimpanan arsip yang tidak diperlukan.
2. Melayani penemuan kembali arsip (retrieval) secara efisien.
3. Memperlihatkan kerelaan organisasi untuk melaksanakan aturan jangka simpan arsip yang berlaku.

Manfaat
Disamping itu, dengan memperhatikan  cara penyusutan yang  terkandung dalam  pengertian di atas bahwa dengan dilaksanakannya penyusutan arsip akan  diperoleh manfaat sebagai berikut , yakni :

1. Tertatanya arsip dinamis masing-masing Instansi /  perusahaan  sehingga  informasinya dapat didayagunakansecara maksimal untuk kepentingan operasional instansi/perusahaan yang bersangkutan.
2. Terjadinya efesiensi dalam penggunaan ruangan, peralatan, tenaga maupun dana karena telah dimusnahkanya arsip-arsip yang tidak berguna.
3. Terselamatkannya arsip yang bernilai guna sekunder sebagai bukti pertanggungjawaban nasional, dalam hal ini dengan diserahkannya arsip statis  instansi/perusahaan bersangkutan ke Arsip Nasional.

Pelaksanaan penyusutan arsip secara teratur mengandung manfaat ganda yakni manfaat bagi instansi/perusahaan  yang bersangkutan dan kedua manfaat bagi kepentingan yang lebih luas di luar kepentingan instansi/perusahaan tersebut.

Lingkup Penyusutan Arsip

Dari uraian tentang pengertian di atas dapat dipahami bahwa lingkup kegiatan penyusutan arsip meliputi pemindahan arsip dari Unit Kerja (Central File) ke Pusat Arsip (Record Center) di lingkungan intern instansi/perusahaan, pemusnahan arsip, dan penyerahan arsip instansi/perusahaan ke Arsip Nasional. Penyusutan arsip menurut Susan Z Diamond (1983:23) dapat dilakukan dengan pentahapan berikut:

1. Inventaris, yakni menentukan arsip apa yang dimiliki suatu instansi/perusahaan, di mana, berapa banyak, dan sebagainya.
2. Penilaian arsip, menentukan nilaiguna arsip.
3. Penyiapan jadwal retensi arsip
4. Pelaksanaan dan pengendalian.

Langkah-langkah tersebut di atas dapat dipahami secara  umum bahwa langkah satu menentukan langkah berikutnya, yaitu: inventarisasi atau daftar arsip merupakan sarana untuk melakukan penilaian. Sedangkan penilaian untuk menentukan nilaiguna, jangka simpan dan nasib akhir arsip yang selanjutnya dituangkan dalam Jadwal Retensi Arsip (JRA). Dengan demikian pelaksanaan penyusutan berpedoman pada JRA.

Selamat belajar!