Penilaian dan Penyusutan Arsip - Materi Inisiasi 1 Tutorial Online UT S1 Ilmu Perpustakaan

Sebuah organisasi setiap hari menghasilkan volume transaksi kegiatan yang cukup besar. Transaksi kegiatan ini disimpan dan sewaktu-waktu akan diperlukan. Sebagaimaan konsep pengertian arsip, arsip merupakan hasil samping dari suatu kegiatan. Arsip dikategorikan menjadi arsip aktif merupakan arsip yang frekuensi pemakain tinggi dan mdisimpan pada unit pengolah, arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya mulai menurun disimpan di pusat arsip atau ruangan tertentu yang memisahkan antara penyimpanan arsip aktif dan inaktif. Arsip statis adalah arsip yang disimpan permenen karena nilai gunanya yang berkelanjutan bagi organisasi.

Untuk mengelola arsip supaya efektif dan efisien maka organisasi perlu melakukan penyusutan. Namun untuk melakukan langkah tersebut perlu kegiatan-kegiatan khusus yang harus dilalui yang pada akhirnya ditentukan apakah sebuah arsip dihancurkan karena tidak lagi memiliki nilai atau disimpan permanen, menjadi arsip statis karena memiliki nilai berkelanjutan.

Menurut Ira A. Pen (Sudjono, 2007) mengemukakan tujuan penyusutan adalah

1. Menyusutnya arsip yang habis masa retensinya,
2. Menentukan arsip yang harus disimpan untuk sementara waktu,
3. Menyimpan arsip yang mempunyai nilai guna permanen.

Dari pejelasan Ira A. Pen tersebut disimpulkan bahwa penyusutan menyangkut hal-hal berikut ini :

1. Pemusnahan arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna primer maupun nilai guna sekunder.
2. Memindahkan arsip yang frekuensi penggunaannya sudah sangat jarang (inaktif) dari unit kerja/pengolah ke record center.
3. Menyerahkan arsip bernilai historis, tetapi tidak bernilai guna primer ke badan yang berwenang (ANRI), dan
4. Mengalih-mediakan dari arsip kertas ke media lain .

Kegiatan penyusutan harus dilakukan oleh setiap orgaisasi hal ini disebabkan:

1. Jika organisasi tidak melakukan penyusutan arsip, maka organisasi tersebut memerlukan tempat simpan yang sangat besar, karena bertambah hari makin bertambah volume arsip .
2. Tersedianya tenaga pengelola, menyediakan tenaga pengelola/arsiparis tidak mudah. Maka organisasi perlu secara berkala dengan terprogram melakukan penyusutan.
3. Penyediaan peralatan. Arsip yang volumenya cukup besar memerlukan peralatan yang lebih kompleks, sehingga biaya yang dikeluarkan pun akan makin besar.
4. Biaya pemeliharaan dan perawatan. Arsip yang makin besar maka biaya pemeliharaan-pun juga makin besar pula.
5. Dengan melihat perlunya kegiatan penyusutan ini maka kegiatan ini perlu diprogramkan oleh setiap organisasi. Untuk mencaapi pengelolaan arsip yang tepat sasaran.

BAHAN DISKUSI 1

Mahasiswa S1 Perpustakaan
Tahap penilaian dan penyusutan arsip merupakan tahapan penting dari setiap arsip. Jelaskan kriteria penilaian arsip ! 

Selamat berdiskusi.